La situación
El equipo tenía Tableau (sales), Power BI (finanzas), Looker (product analytics). 3 licencias enterprise, 3 stacks de ETL, 3 contratos. Nadie quería migrar pero el CFO veía el TCO consolidado y pedía decisión.
El error típico al comparar BI tools: mirar pricing público y elegir el más barato. El TCO real incluye implementación, training, ETL, y especialmente el FTE ongoing para mantener dashboards. Ahí es donde los rankings cambian.
Las palancas
1
Inventario de uso real
30 días de log de cada herramienta. Tableau lo abrían 4 personas diarias; Looker, 2; Power BI, 12 (todo finanzas). El uso real difiere del 'who paid for it'.
2
TCO 3 años con FTE
Licence + impl + training + ETL + 0.4 FTE ongoing. Power BI ganó por el FTE: nativo en stack Microsoft = analista junior lo mantiene.
3
Migración gradual
Tableau dashboards reescritos en Power BI durante 5 meses; usuarios entrenados antes del cutoff. Cero data downtime.
El resultado
3 BI tools
→
1 BI tool
TCO 3 años: $480K USD → $190K USD
Lecciones aplicables
- Pricing público es ~30% del TCO real para BI enterprise. El FTE ongoing pesa más que la licencia.
- Para empresas en stack Microsoft, Power BI gana 7 de 10 evaluaciones; el equipo ya sabe SQL/DAX.
- Migración gradual con paralelismo de 2 meses es la única que no rompe el reporting del board.
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