La situación
El equipo de fiscal había acumulado 14 meses de discrepancias sin reconciliar. El SAT empezó a hacer requerimientos. La cola era $2.4M MXN de diferencias sin explicación.
El proceso de conciliación CFDI ↔ ERP no es complicado — pero requiere disciplina semanal. La empresa había acumulado backlog porque nadie tenía 'el tiempo' para hacerlo. El costo del backlog: requerimiento SAT + tiempo legal + multas potenciales.
Las palancas
1
Match automatizado por UUID + monto
75% de CFDIs reconcilian automáticamente. Excepción flagged solo si UUID no aparece en ERP o monto difiere >$10 MXN.
2
Categorización de excepciones
Las excepciones se categorizan en 12 tipos (cancelación, timbrado tardío, monto incorrecto, etc.). Cada tipo con resolución estándar.
3
Owner único + SLA 5 días
Una persona en finanzas con SLA de 5 días para resolver cada excepción. Sin escalación a 30 días.
El resultado
14 meses backlog
→
Clean state
Reducción de $2.4M MXN en discrepancias a <$50K en 90 días
Lecciones aplicables
- Conciliación CFDI no es complicada — es disciplina semanal. Acumular backlog es el antipattern, no la complejidad técnica.
- 75% de CFDIs son trivialmente reconciliables (UUID + monto exacto). Las excepciones son repetitivas — categorizarlas elimina 80% del tiempo manual.
- Owner único con SLA 5 días previene la acumulación. Distribuir la responsabilidad garantiza que nadie la tenga.
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